Sơ đồ quy trình chuỗi phân phối dược phẩm và nhà thuốc

Chú giải ký hiệu viết tắt

Bảng 1 giải thích mã 9 phân hệ dùng trong thanh điều hướng và mã quy trình; Bảng 2 giải thích các thuật ngữ viết tắt xuất hiện trong sơ đồ và phần mô tả.

Bảng 1. Mã 9 phân hệ

Mã	Viết tắt của	Phân hệ	Quy trình thuộc phân hệ
TP	Tổ chức - Phân quyền	I. Tổ chức và Phân quyền	TP01, TP02
DM	Danh Mục	II. Danh mục Sản phẩm	DM01, DM02
KV	Kho Vận	III. Quản lý Kho vận	KV01, KV02, KV03
BH	Bán Hàng	IV. Bán hàng Đa kênh	BH01, BH02, BH03
KM	Khuyến Mại	V. Khuyến mại và Chiết khấu	KM01
CRM	Customer Relationship Management	VI. CRM và Dịch vụ Khách hàng	CRM01, CRM02
AI	Artificial Intelligence	VII. Ứng dụng AI	AI01, AI02
PL	Pháp Lý	VIII. Pháp lý và Liên thông quốc gia	PL01
TK	Triển Khai	IX. Chuyển đổi và Thúc đẩy sử dụng	TK01

Bảng 2. Thuật ngữ viết tắt

Ký hiệu	Viết đầy đủ	Giải thích
Nghiệp vụ dược và kho
ĐVT	Đơn vị tính	Đơn vị đếm hàng hóa (Thùng, Hộp, Vỉ, Viên...). Đơn vị nhỏ nhất (Viên / Gói / Chai) là đơn vị tham chiếu gốc của kho.
SKU	Stock Keeping Unit	Mã quản lý định danh duy nhất cho từng mặt hàng cụ thể trong kho.
FEFO	First Expired, First Out (hết hạn trước, xuất trước)	Nguyên tắc xuất kho ưu tiên Lô có hạn sử dụng gần nhất.
NCC	Nhà cung cấp	Đơn vị cung ứng hàng hóa đầu vào.
NPP	Nhà phân phối	Công ty con cấp 2 trong cây tổ chức, phân phối hàng cho các Nhà thuốc.
OTC	Over-The-Counter (thuốc không kê đơn)	Nhóm thuốc được bán tự do, không cần đơn của bác sĩ.
TPCN	Thực phẩm chức năng	Một trong 5 nhóm danh mục sản phẩm.
CSYT	Cơ sở y tế	Bệnh viện, phòng khám cấp đơn thuốc cho bệnh nhân.
Bán hàng và giao dịch
POS	Point of Sale (điểm bán hàng)	Phần mềm bán hàng tại quầy của Nhà thuốc.
CTKM	Chương trình khuyến mại	Các chương trình tặng quà, chiết khấu, giảm giá hàng cận hạn.
B2B	Business to Business	Giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (Nhà thuốc đặt hàng NPP / Tổng kho).
ĐMH	Đơn mua hàng	Phiếu Nhà thuốc đặt hàng với NPP / Tổng kho.
ĐBH	Đơn bán hàng	Phiếu NPP / Tổng kho ghi nhận bán hàng cho Nhà thuốc, tự sinh từ ĐMH.
COD	Cash On Delivery	Giao hàng, thu tiền khi khách nhận hàng.
Công nghệ và hệ thống
CRM	Customer Relationship Management	Quản lý quan hệ khách hàng: hồ sơ, khách hàng tiềm năng, lịch sử mua và chăm sóc.
AI	Artificial Intelligence (trí tuệ nhân tạo)	Công nghệ tự động nhận diện, tra cứu và trả lời khách hàng.
OCR	Optical Character Recognition	Công nghệ đọc chữ từ ảnh chụp, dùng để nhận diện nhãn thuốc.
API	Application Programming Interface	Giao diện kết nối để các phần mềm trao đổi dữ liệu với nhau.
XML / JSON	Định dạng dữ liệu chuẩn	Hai định dạng trao đổi dữ liệu giữa hệ thống và cổng CSDL Dược Quốc gia.
ZNS	Zalo Notification Service	Dịch vụ gửi tin nhắn thông báo, chăm sóc khách hàng qua Zalo.
OA	Official Account	Tài khoản Zalo chính thức của doanh nghiệp.
SMS	Short Message Service	Tin nhắn văn bản qua số điện thoại.
ID	Identifier	Mã định danh, ví dụ Zalo ID của khách hàng.
Pháp lý
CSDL	Cơ sở dữ liệu	CSDL Dược Quốc gia là hệ thống tiếp nhận dữ liệu mua bán thuốc theo quy định.
QG	Quốc gia	Dùng trong cụm CSDL Dược QG.
NĐ 13	Nghị định 13/2023/NĐ-CP	Quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, là cơ sở cho cơ chế đồng thuận của khách hàng.
QĐ	Quyết định	232/QĐ-TTYQG là số hiệu văn bản quy định chuẩn API liên thông.
Vai trò và ký hiệu khác
QL	Quản lý	Ví dụ: QL Hệ thống, QL NPP.
NV	Nhân viên	Ví dụ: NV Bán hàng, NV Chăm sóc KH.
KH	Khách hàng	Người mua hàng, gồm khách tại quầy và khách đặt hàng Online.
SĐT	Số điện thoại	Khóa định danh để hợp nhất hồ sơ khách hàng.
T+25	Ngày mua cộng 25 ngày	Mốc nhắc tái mua; T là ngày mua hàng.
Mã quy trình	Mã phân hệ + số thứ tự	Ví dụ BH01 là quy trình số 01 của phân hệ Bán hàng Đa kênh.

Bản đồ phụ thuộc giữa các quy trình

Mỗi khung là một phân hệ. Mũi tên liền là trình tự phụ thuộc chính, mũi tên đứt là điều hướng theo điều kiện pháp lý.

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart LR
subgraph M0["I. Tổ chức và Phân quyền"]
TP01["TP01: Cây tổ chức 3 cấp"]:::m0
TP02["TP02: Phân quyền, nhật ký truy vết"]:::m0
end
subgraph M1["II. Danh mục Sản phẩm"]
DM01["DM01: Danh mục, ĐVT, FEFO"]:::m1
DM02["DM02: Hoạt chất, cảnh báo pháp lý"]:::m1
end
subgraph M2["III. Quản lý Kho vận"]
KV01["KV01: Điều chuyển kho"]:::m2
KV02["KV02: Tách / gộp ĐVT lẻ"]:::m2
KV03["KV03: Tồn thời gian thực, đối chiếu"]:::m2
end
subgraph M3["IV. Bán hàng Đa kênh"]
BH01["BH01: POS tại quầy"]:::m3
BH02["BH02: Khách tiềm năng, đơn đa kênh"]:::m3
BH03["BH03: Đặt hàng B2B"]:::m3
end
subgraph M4["V. Khuyến mại và Chiết khấu"]
KM01["KM01: CTKM chéo mã, cận hạn"]:::m4
end
subgraph M5["VI. CRM và Dịch vụ Khách hàng"]
CRM01["CRM01: Hồ sơ KH, NĐ 13"]:::m5
CRM02["CRM02: Nhắc tái mua Zalo"]:::m5
end
subgraph M6["VII. Ứng dụng AI"]
AI01["AI01: AI OCR nhãn thuốc"]:::m6
AI02["AI02: AI Chatbot"]:::m6
end
subgraph M7["VIII. Pháp lý và Liên thông quốc gia"]
PL01["PL01: Liên thông Dược QG"]:::m7
end
subgraph M8["IX. Chuyển đổi và Thúc đẩy sử dụng"]
TK01["TK01: Nhập tồn đầu kỳ"]:::m8
end
TP01 --> TP02
TP02 --> DM01
DM01 --> DM02
DM01 --> TK01
TK01 --> BH01
TK01 --> PL01
BH03 --> KV01
KV01 --> KV03
KV01 --> PL01
BH01 --> KV02
KV02 --> KV03
KM01 --> BH01
AI01 --> BH01
AI02 --> BH02
DM02 -.->|"cảnh báo chặn"| BH02
BH02 -.->|"kê đơn ra quầy"| BH01
BH01 --> CRM01
CRM01 --> CRM02
BH01 --> PL01
classDef m0 fill:#e0e7ff,stroke:#4f46e5,color:#1e293b,stroke-width:1.5px
style M0 fill:#ffffff,stroke:#4f46e5,stroke-width:1.5px
classDef m1 fill:#cffafe,stroke:#0891b2,color:#1e293b,stroke-width:1.5px
style M1 fill:#ffffff,stroke:#0891b2,stroke-width:1.5px
classDef m2 fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#1e293b,stroke-width:1.5px
style M2 fill:#ffffff,stroke:#16a34a,stroke-width:1.5px
classDef m3 fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#1e293b,stroke-width:1.5px
style M3 fill:#ffffff,stroke:#d97706,stroke-width:1.5px
classDef m4 fill:#ffe4e6,stroke:#e11d48,color:#1e293b,stroke-width:1.5px
style M4 fill:#ffffff,stroke:#e11d48,stroke-width:1.5px
classDef m5 fill:#fae8ff,stroke:#c026d3,color:#1e293b,stroke-width:1.5px
style M5 fill:#ffffff,stroke:#c026d3,stroke-width:1.5px
classDef m6 fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#1e293b,stroke-width:1.5px
style M6 fill:#ffffff,stroke:#7c3aed,stroke-width:1.5px
classDef m7 fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#1e293b,stroke-width:1.5px
style M7 fill:#ffffff,stroke:#dc2626,stroke-width:1.5px
classDef m8 fill:#e2e8f0,stroke:#475569,color:#1e293b,stroke-width:1.5px
style M8 fill:#ffffff,stroke:#475569,stroke-width:1.5px
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Luồng phân làn theo vai trò / bộ phận (tổng thể)

Năm làn: Ban Giám Đốc, Tổng kho và NPP, Nhà thuốc, Khách hàng, hệ thống AI và CSDL Dược Quốc gia.

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart TB
subgraph L1["LÀN 1: BAN GIÁM ĐỐC / QUẢN TRỊ VIÊN HỆ THỐNG MẸ"]
A1["TP01: Cây tổ chức 3 cấp và quy tắc phân quyền dữ liệu"]:::pr --> A2["TP02: Phân quyền chức năng và nhật ký truy vết"]:::pr --> A3["DM01 / DM02: Danh mục đa tầng, ĐVT, cảnh báo pháp lý"]:::pr
end
subgraph L2["LÀN 2: TỔNG KHO VÀ NHÀ PHÂN PHỐI (NPP)"]
B1["KV01: Nhập kho NCC, luân chuyển hàng"]:::pr --> B2["BH03: Tiếp nhận ĐMH B2B từ Nhà thuốc"]:::pr --> B3["BH03: Lập ĐBH B2B, xuất kho điều chuyển"]:::pr --> B4["KV03: Tồn thời gian thực, đối chiếu chéo"]:::pr
end
subgraph L3["LÀN 3: DƯỢC SĨ TRƯỞNG VÀ NV BÁN HÀNG NHÀ THUỐC"]
C1["TK01: Kiểm kê, nhập tồn đầu kỳ"]:::pr --> C2["BH01: Mở ca POS, quét mã vạch"]:::pr --> C3{"Thuốc kê đơn?"}:::dc
C3 -->|"Có"| C4["BH01: Bắt buộc quét / tải đơn thuốc điện tử"]:::al
C3 -->|"Không"| C5["KM01: Áp dụng CTKM chéo mã, tặng lẻ"]:::pr
C4 --> C5
C5 --> C6["KV02: Tự động tách / gộp ĐVT tồn lẻ"]:::sy --> C7["In hóa đơn, trừ tồn thời gian thực (FEFO)"]:::pr
end
subgraph L4["LÀN 4: KHÁCH HÀNG (TRỰC TUYẾN / TẠI QUẦY)"]
D1(["Tương tác Web / Zalo / ứng dụng / Quầy"]):::st --> D2["CRM01: Hợp nhất hồ sơ, đồng thuận NĐ 13"]:::pr --> D3["CRM02: Zalo ZNS / SMS nhắc tái mua"]:::sy
end
subgraph L5["LÀN 5: HỆ THỐNG AI VÀ CSDL DƯỢC QUỐC GIA"]
E1["AI01: OCR nhãn, trích xuất Hoạt chất"]:::sy
E2["AI02: Chatbot tư vấn, chuyển khách tiềm năng"]:::sy
E3["PL01: Phần mềm trung gian liên thông Dược QG"]:::sy --> E4["PL01: Đẩy bù dữ liệu từ 01/01/2026"]:::sy
end
A3 --> B1
B1 --> C1
B3 --> C1
E1 --> C2
E2 --> D1
C7 --> E3
C7 --> D2
style L1 fill:#eef2ff,stroke:#6366f1
style L2 fill:#ecfeff,stroke:#0891b2
style L3 fill:#f0fdf4,stroke:#16a34a
style L4 fill:#fffbeb,stroke:#d97706
style L5 fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Phân hệ I: Tổ chức và Phân quyền

TP01Thiết lập Cây tổ chức 3 cấp và Bảo mật dữ liệu

Đối tượng thực hiện: Quản trị viên / Ban Giám Đốc
Phân hệ / chức năng Foxia sử dụng: Đa công ty, Đối tác, Kho, Quy tắc phân quyền dữ liệu

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart TD
a(["Bắt đầu"]):::st --> b["Tạo Công ty mẹ (Tổng kho) - Cấp 1"]:::pr --> c["Tạo 5 Công ty con (NPP) - Cấp 2"]:::pr --> d["Tạo 200 Nhà thuốc liên kết - Cấp 3"]:::pr --> e["Gán quy tắc phân quyền dữ liệu theo 3 cấp"]:::sy
e --> f1(["Cấp 1: thấy toàn bộ"]):::st
e --> f2(["Cấp 2: thấy NPP và Nhà thuốc trực thuộc"]):::st
e --> f3(["Cấp 3: chỉ thấy Nhà thuốc của mình"]):::st
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Mô tả nghiệp vụ và cấu hình

Cấp 1 (Công ty mẹ - Tổng kho): đỉnh của cây tổ chức, thấy toàn bộ tồn kho, đơn hàng và báo cáo của 5 NPP và 200 Nhà thuốc.
Cấp 2 (NPP - Công ty con): khai báo trực thuộc Công ty mẹ; chỉ truy vấn được dữ liệu của chính NPP đó và các Nhà thuốc thuộc quyền quản lý của NPP.
Cấp 3 (Nhà thuốc liên kết): thiết lập là công ty độc lập hoặc địa điểm kho; Dược sĩ / NV chỉ đọc và ghi được dữ liệu thuộc Nhà thuốc của mình.
Cấu hình Foxia: kích hoạt tính năng đa công ty; thiết lập quy tắc phân quyền dữ liệu cho tồn kho, đơn bán hàng và hóa đơn kế toán:
Cấp 3: chỉ truy cập dữ liệu thuộc công ty của chính người dùng.
Cấp 2: truy cập dữ liệu của công ty mình và các công ty con trực thuộc.
Cấp 1: toàn quyền đọc toàn bộ dữ liệu.

Điểm kiểm soát: Phân quyền dữ liệu: Cấp 1 xem toàn bộ, Cấp 2 xem NPP và Nhà thuốc trực thuộc, Cấp 3 chỉ xem Nhà thuốc của mình.

TP02Phân quyền chức năng và Nhật ký truy vết

Đối tượng thực hiện: Quản trị viên / QL Hệ thống
Phân hệ / chức năng Foxia sử dụng: Phân quyền theo nhóm người dùng, Nhật ký truy vết

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart TD
a(["Bắt đầu"]):::st --> b["Tạo 5 nhóm vai trò"]:::pr --> c["Cấu hình quyền xem / tạo / sửa / xóa theo dữ liệu"]:::pr --> d["Gán người dùng vào nhóm"]:::pr --> e["Kích hoạt nhật ký truy vết: tạo / sửa / xóa"]:::sy --> f(["Mọi thao tác đều truy vết được"]):::st
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Mô tả nghiệp vụ và cấu hình

5 nhóm vai trò cơ bản:
Ban Giám đốc / Ban Quản trị: xem tất cả bảng điều khiển, không sửa dữ liệu tác nghiệp.
Quản lý NPP / Kinh doanh: lên đơn B2B, quản lý nhà thuốc trực thuộc, không sửa danh mục sản phẩm chuẩn.
Kế toán kho: phiếu kiểm kê, điều chỉnh kho, duyệt hóa đơn liên thông.
Dược sĩ Trưởng Nhà thuốc: phê duyệt đơn thuốc kê đơn, xuất nhập kho nhà thuốc, liên thông dược.
NV Bán hàng / POS: chỉ thao tác trên POS, không xem giá vốn và báo cáo hợp nhất.
Nhật ký truy vết: cài đặt tiện ích nhật ký truy vết, bật theo dõi các thao tác tạo mới, chỉnh sửa, xóa trên các dữ liệu nhạy cảm: sản phẩm, tồn kho, hồ sơ khách hàng và đơn bán hàng.

Điểm kiểm soát: Nhật ký truy vết bật trên các dữ liệu nhạy cảm: sản phẩm, tồn kho, hồ sơ khách hàng, đơn bán hàng.

Phân hệ II: Danh mục Sản phẩm

DM01Danh mục đa tầng, ĐVT đa cấp và Lô / Hạn dùng (FEFO)

Đối tượng thực hiện: Quản lý Dược / Quản trị viên
Phân hệ / chức năng Foxia sử dụng: Sản phẩm, Danh mục sản phẩm, Đơn vị tính, Xuất kho theo hạn dùng (FEFO)

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart TD
a(["Bắt đầu"]):::st --> b["Tạo cây danh mục: 5 nhóm lớn và nhóm con"]:::pr --> c["Khai báo SKU và tỉ lệ quy đổi ĐVT"]:::pr --> d["Bật quản lý Lô và Hạn sử dụng"]:::pr --> e["Cấu hình xuất kho theo FEFO (hết hạn trước, xuất trước)"]:::sy --> f(["Xuất kho gợi ý Lô hết hạn sớm nhất"]):::st
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Mô tả nghiệp vụ và cấu hình

Cây danh mục: Cấp 1 gồm Dược phẩm, Thực phẩm chức năng, Mỹ phẩm, Vật tư y tế, Dinh dưỡng; Cấp 2 là nhóm con (ví dụ Dược phẩm: Kháng sinh, Huyết áp, Dược mạn tính...).
Đơn vị tính đa cấp: mọi sản phẩm quy về Đơn vị nhỏ nhất (Viên / Gói / Chai) làm đơn vị tham chiếu gốc trong kho; tạo đơn vị quy đổi riêng cho từng SKU (1 Thùng = X Hộp; 1 Hộp = Y Vỉ; 1 Vỉ = Z Viên) với tỉ lệ khai báo chính xác.
Quản lý Lô và FEFO: bật theo dõi theo Lô và Hạn sử dụng cho sản phẩm; cấu hình các kho xuất theo nguyên tắc FEFO (hết hạn trước, xuất trước), khi xuất kho / bán hàng Foxia tự động gợi ý Lô có hạn dùng gần nhất.

Điểm kiểm soát: Mọi SKU quy về ĐVT nhỏ nhất (Viên / Gói / Chai) làm đơn vị tham chiếu kho.

DM02Chuẩn hóa Hoạt chất và Cảnh báo chặn pháp lý

Đối tượng thực hiện: Pháp chế / Dược sĩ Trưởng
Phân hệ / chức năng Foxia sử dụng: Trường dữ liệu tùy chỉnh (Hoạt chất, Thuộc tính pháp lý), Quy tắc phân quyền

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart TD
a(["Bắt đầu"]):::st --> b["Khai báo bảng Hoạt chất chuẩn hóa"]:::pr --> c["Gắn cảnh báo pháp lý cho từng SKU"]:::pr --> d{"Đơn Online có SKU kê đơn hoặc kiểm soát đặc biệt?"}:::dc
d -->|"Có"| e["Chuyển đơn sang trạng thái Bị chặn"]:::al --> f["Thông báo Dược sĩ, điều hướng khách ra quầy"]:::pr
d -->|"Không"| g(["Xử lý đơn bình thường"]):::st
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Mô tả nghiệp vụ và cấu hình

Hoạt chất chuẩn hóa: một sản phẩm có thể chứa nhiều hoạt chất, lấy từ bảng Hoạt chất chuẩn hóa (ví dụ Paracetamol, Ibuprofen).
Cảnh báo pháp lý trên từng sản phẩm: mỗi SKU được gắn một thuộc tính pháp lý gồm Thuốc kê đơn, Kiểm soát đặc biệt, Hạn chế bán lẻ hoặc Không kê đơn (tự do), làm cơ sở để hệ thống đưa ra cảnh báo chặn.
Cảnh báo chặn tự động: khi đơn hàng từ kênh Online (Web / ứng dụng / Zalo / CRM) có sản phẩm thuộc nhóm Thuốc kê đơn hoặc Kiểm soát đặc biệt, hệ thống tự động chuyển đơn sang trạng thái Bị chặn (vi phạm pháp lý bán lẻ online).
Hệ thống gửi thông báo cho Dược sĩ tư vấn để điều hướng khách hàng ra quầy.

Điểm kiểm soát: Đơn Online chứa sản phẩm kê đơn hoặc kiểm soát đặc biệt tự động chuyển sang trạng thái Bị chặn.

Phân hệ III: Quản lý Kho vận

KV01Điều chuyển kho đa cấp và Truy vết dòng hàng

Đối tượng thực hiện: Thủ kho Tổng / NPP / Nhà thuốc
Phân hệ / chức năng Foxia sử dụng: Phiếu điều chuyển nội bộ, Dịch chuyển kho

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart TD
a(["Bắt đầu"]):::st --> b["Lập phiếu điều chuyển nội bộ"]:::pr --> c["Tổng kho / NPP xác nhận xuất kho, in phiếu"]:::pr --> d["Trạng thái Đang vận chuyển"]:::sy --> e["Nhà thuốc kiểm đếm, quét mã vạch Lô / Hạn"]:::pr --> f["Xác nhận nhập: tăng tồn kho Nhà thuốc"]:::pr --> g(["Truy vết Lô: NCC, NPP, Nhà thuốc"]):::st
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Mô tả nghiệp vụ và cấu hình

Luồng luân chuyển: Kho Mẹ (Tổng kho) → Kho NPP → Kho Nhà thuốc.
Thao tác: lập phiếu Điều chuyển nội bộ, địa điểm nguồn là Kho Tổng / NPP, địa điểm đích là Kho Nhà thuốc.
Khi xác nhận xuất kho, hệ thống tự chuyển hàng sang trạng thái Đang vận chuyển; Thủ kho Nhà thuốc kiểm tra thực tế, quét mã vạch Lô / Hạn dùng và xác nhận nhập để chính thức tăng tồn kho.
Truy vết: dựa vào số Lô / số Seri, tra ngược Lô X nhập từ NCC nào, xuất cho NPP nào ngày nào, hiện còn bao nhiêu viên tại Nhà thuốc nào.

Điểm kiểm soát: Hàng ở trạng thái Đang vận chuyển cho đến khi Nhà thuốc xác nhận nhập kho.

KV02Quản lý tồn lẻ và Tách / Gộp ĐVT tự động

Đối tượng thực hiện: Thủ kho / POS Dược sĩ
Phân hệ / chức năng Foxia sử dụng: Nhóm đơn vị tính, Tự động quy đổi tồn kho

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart TD
a(["Khách mua hoặc được tặng ĐVT lẻ"]):::st --> b["POS ghi nhận xuất ĐVT lẻ"]:::pr --> c{"Tồn lẻ đủ đáp ứng?"}:::dc
c -->|"Đủ"| e["Trừ trực tiếp tồn lẻ"]:::pr
c -->|"Không đủ"| d["Tự động mở Hộp nguyên, quy đổi ra Viên"]:::sy --> e
e --> f["Cập nhật tồn thời gian thực trên POS"]:::sy --> g(["Hiển thị Hộp - Vỉ - Viên"]):::st
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Mô tả nghiệp vụ và cấu hình

Bài toán: khách mua 5 viên Thuốc A (1 Hộp = 3 Vỉ = 30 Viên), kho chỉ còn 1 Hộp nguyên.
Xử lý tự động: Dược sĩ chọn bán "5 Viên" trên POS; Foxia tự động tách bao bì: trừ 1 Hộp nguyên trong kho, chuyển thành 30 Viên lẻ, rồi trừ 5 Viên bán cho khách.
Kết quả: tồn thời gian thực ghi nhận 0 Hộp nguyên và 25 Viên lẻ (tương đương 0,83 Hộp); POS và báo cáo kho hiển thị quy đổi chính xác (0 Hộp - 2 Vỉ - 5 Viên).

Điểm kiểm soát: Ví dụ: 1 Hộp = 30 Viên, bán 5 Viên, còn 25 Viên (0 Hộp - 2 Vỉ - 5 Viên).

KV03Báo cáo tồn thời gian thực và Đối chiếu thất thoát

Đối tượng thực hiện: Kế toán kho / Thủ kho
Phân hệ / chức năng Foxia sử dụng: Tồn kho, Báo cáo bảng điều khiển

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart TD
a(["Bắt đầu"]):::st --> b["Ghi nhận giao dịch kho thời gian thực"]:::sy --> c["Đồng bộ dữ liệu từ POS / Online"]:::sy --> d["Tính Tồn kho lý thuyết"]:::sy --> e["So sánh với Tồn thực tế kiểm kê"]:::pr --> f{"Lệch vượt ngưỡng (ví dụ 0,5%)?"}:::dc
f -->|"Có"| g["Cảnh báo nghi thất thoát: Kế toán kho, QL NPP"]:::al
f -->|"Không"| h(["Tồn khớp, đóng đối chiếu"]):::st
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Mô tả nghiệp vụ và cấu hình

Bảng điều khiển tồn kho thời gian thực: Tồn khả dụng, Tồn thực tế, Tồn cận hạn (dưới 60 ngày, dưới 30 ngày).
Đối chiếu chéo cuối ngày: Foxia tự tính Tồn lý thuyết = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất bán POS - Xuất điều chuyển, rồi so sánh với Tồn thực tế kiểm kê.
Cảnh báo: nếu lệch vượt ngưỡng cho phép (ví dụ trên 0,5%), Foxia tự sinh cảnh báo nghi ngờ thất thoát gửi Kế toán kho và Quản lý NPP.

Điểm kiểm soát: Tồn lý thuyết = Tồn đầu kỳ + Nhập - Bán POS - Xuất điều chuyển.

Phân hệ IV: Bán hàng Đa kênh

BH01Bán hàng POS tại quầy và Kiểm soát thuốc kê đơn

Đối tượng thực hiện: Dược sĩ Nhà thuốc
Phân hệ / chức năng Foxia sử dụng: Điểm bán hàng (POS), Quy trình xác minh đơn thuốc

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart TD
a(["Mở ca POS"]):::st --> b["Quét mã vạch / AI tìm kiếm"]:::pr --> c{"Thuốc kê đơn?"}:::dc
c -->|"Có"| d["Cửa sổ bắt buộc: mã đơn điện tử hoặc Bác sĩ + CSYT, ảnh đơn"]:::al --> e{"Đã đủ thông tin?"}:::dc
e -->|"Chưa"| d
e -->|"Đủ"| k["Áp dụng CTKM (KM01)"]:::sy
c -->|"Không"| k
k --> f["Thanh toán và in hóa đơn"]:::pr
f --> g["Trừ tồn thời gian thực theo FEFO"]:::sy --> h(["Hoàn tất bán hàng"]):::st
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Mô tả nghiệp vụ và cấu hình

Thao tác tại POS: Dược sĩ quét mã vạch Lô trên vỏ hộp (hoặc tìm kiếm bằng AI); màn hình hiển thị Tên thuốc, Lô, Hạn dùng và ĐVT.
Thuốc kê đơn: POS bật cửa sổ bắt buộc "Yêu cầu thông tin Đơn thuốc"; Dược sĩ nhập Mã đơn thuốc điện tử (hoặc Tên Bác sĩ + Bệnh viện / Phòng khám) và tải ảnh chụp đơn lên hệ thống.
Thiếu thông tin này, nút Thanh toán bị khóa.
Áp CTKM: sau bước kiểm tra kê đơn, hệ thống áp chương trình khuyến mại (xem KM01).
Trừ kho: ngay khi in hóa đơn, Foxia trừ kho thời gian thực tại đúng địa điểm kho của Nhà thuốc theo quy tắc FEFO.

Điểm kiểm soát: Thiếu thông tin đơn thuốc thì nút Thanh toán bị khóa.

BH02Tiếp nhận khách hàng tiềm năng, Chốt đơn đa kênh và Chia đơn

Đối tượng thực hiện: Kinh doanh Online / Quản trị viên
Phân hệ / chức năng Foxia sử dụng: Khách hàng tiềm năng (CRM), Đơn bán hàng, Quy tắc chia đơn tự động

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart TD
a(["Khách tương tác Web / Zalo / Fanpage"]):::st --> b["Kết nối tự động về CRM, hợp nhất khách hàng tiềm năng"]:::sy --> c["Tự động chia cho Nhà thuốc gần nhất còn tồn"]:::sy --> d{"Loại hàng?"}:::dc
d -->|"OTC / TPCN / Mỹ phẩm"| e["Lập ĐBH, kho xuất là Nhà thuốc gần nhất"]:::pr --> f(["Giao hàng COD"]):::st
d -->|"Kê đơn"| g["Chuyển sang Tư vấn ra quầy"]:::pr --> h["Gửi Zalo ZNS hướng dẫn mang đơn thuốc"]:::sy --> i(["Khách đến quầy, chuyển sang BH01"]):::st
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Mô tả nghiệp vụ và cấu hình

Tiếp nhận: kết nối tự động từ Facebook Fanpage, Zalo OA, Website về phân hệ CRM của Foxia để ghi nhận khách hàng tiềm năng.
Chia đơn tự động: theo vị trí địa lý của khách (Thành phố / Quận huyện), hệ thống phân bổ khách / đơn hàng cho Nhà thuốc liên kết gần khách nhất có tồn kho sản phẩm đó.
OTC / TPCN / Mỹ phẩm: nhân viên kinh doanh lập Đơn bán hàng trực tiếp, chọn kho xuất là Nhà thuốc gần nhất để giao hàng COD.
Thuốc kê đơn: chuyển trạng thái sang Tư vấn ra quầy, tự động gửi Zalo ZNS hướng dẫn khách mang đơn thuốc ra Nhà thuốc gần nhất.

Điểm kiểm soát: Thuốc kê đơn không chốt Online, chỉ điều hướng khách ra quầy.

BH03Đặt hàng B2B (Nhà thuốc đặt Tổng kho / NPP)

Đối tượng thực hiện: Dược sĩ Nhà thuốc / Kinh doanh NPP
Phân hệ / chức năng Foxia sử dụng: Đơn mua hàng → Đơn bán hàng (giao dịch liên công ty)

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart TD
a(["Bắt đầu"]):::st --> b["Nhà thuốc lập ĐMH, NCC là NPP"]:::pr --> c["Foxia tự sinh ĐBH tại NPP (Chờ duyệt)"]:::sy --> d["NPP duyệt ĐBH, lập phiếu xuất kho"]:::pr --> e["Vận chuyển đến Nhà thuốc"]:::pr --> f["Nhà thuốc bấm Nhập kho"]:::pr --> g["Tự động khớp Công nợ B2B"]:::sy --> h(["Hoàn tất"]):::st
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Mô tả nghiệp vụ và cấu hình

Kích hoạt tính năng giao dịch liên công ty trên Foxia.
Bước 1: Dược sĩ Nhà thuốc vào phân hệ Mua hàng, chọn Nhà cung cấp là NPP trực thuộc, lên danh sách SKU cần nhập và xác nhận Đơn mua hàng.
Bước 2: Foxia tự động tạo Đơn bán hàng tương ứng ở phân hệ Bán hàng của NPP, trạng thái Chờ duyệt.
Bước 3: Kế toán / Kinh doanh NPP duyệt Đơn bán hàng, lập phiếu xuất kho, vận chuyển đến Nhà thuốc.
Bước 4: Nhà thuốc bấm "Nhập kho", hệ thống tự động khớp Công nợ B2B giữa Nhà thuốc và NPP.

Điểm kiểm soát: Giao dịch liên công ty: Đơn mua hàng của Nhà thuốc tự sinh Đơn bán hàng tại NPP.

Phân hệ V: Khuyến mại và Chiết khấu

KM01CTKM chéo mã, Hàng cận hạn và Tặng lẻ

Đối tượng thực hiện: Marketing / Kế toán
Phân hệ / chức năng Foxia sử dụng: Chương trình khuyến mại, Quy tắc chiết khấu tùy chỉnh

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart TD
a(["Thiết lập chương trình khuyến mại"]):::st --> b{"Dạng khuyến mại?"}:::dc
b -->|"Chéo mã"| c1["Mua 1 Hộp A tặng 2 Vỉ B"]:::pr
b -->|"Tặng lẻ"| c2["Mua 1 Hộp B tặng 5 Viên C (kích hoạt KV02)"]:::pr
b -->|"Cận hạn"| c3["Lô dưới 60 ngày: giảm % hoặc mua 1 tặng 1"]:::pr
c1 --> d["Tự động áp dụng trên POS và Online"]:::sy
c2 --> d
c3 --> d
d --> e["Thêm dòng quà 0đ, trừ kho đúng Lô / Hạn"]:::sy
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Mô tả nghiệp vụ và cấu hình

Dạng 1, chéo mã (Mua 1 Hộp A tặng 2 Vỉ B): điều kiện là mua sản phẩm Hộp A, số lượng tối thiểu 1; quà tặng là sản phẩm Vỉ B, số lượng 2. Foxia tự thêm dòng Vỉ B đơn giá 0đ và trừ kho 2 Vỉ B theo đúng Lô / Hạn dùng.
Dạng 2, tặng dùng thử (Mua 1 Hộp B tặng 5 Viên C): điều kiện là mua sản phẩm Hộp B; quà tặng là Viên C (đơn vị nhỏ nhất), số lượng 5. Kích hoạt cơ chế tách bao bì ở quy trình KV02 để trừ đúng 5 viên C từ tồn kho.
Dạng 3, Lô cận hạn (dưới 60 ngày): điều kiện gắn trực tiếp với hạn sử dụng của Lô; khi chọn Lô cận hạn, Foxia tự áp chiết khấu % (ví dụ giảm 30%) hoặc mua 1 tặng 1.

Điểm kiểm soát: Ba dạng CTKM: chéo mã, tặng lẻ, Lô cận hạn dưới 60 ngày.

Phân hệ VI: CRM và Dịch vụ Khách hàng

CRM01Hợp nhất hồ sơ KH và Đồng thuận dữ liệu (NĐ 13)

Đối tượng thực hiện: NV Chăm sóc KH / POS
Phân hệ / chức năng Foxia sử dụng: Hồ sơ đối tác (khách hàng), Quản lý đồng thuận dữ liệu

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart TD
a(["Phát sinh giao dịch mới"]):::st --> b["Quét SĐT / Zalo ID"]:::sy --> c{"Đã có hồ sơ?"}:::dc
c -->|"Có"| d["Gộp lịch sử mua, đơn thuốc, tư vấn"]:::sy
c -->|"Chưa"| e["Tạo hồ sơ khách hàng mới"]:::pr
d --> f["Gửi Zalo ZNS / SMS xin đồng thuận NĐ 13"]:::sy
e --> f
f --> g{"Khách bấm Đồng ý?"}:::dc
g -->|"Có"| h["Ghi nhận đã đồng thuận, lưu ngày đồng thuận"]:::pr --> i["Ẩn danh dữ liệu bệnh lý với cấp Mẹ / NPP"]:::al
g -->|"Chưa"| j["Giữ trạng thái chưa đồng thuận"]:::pr
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Mô tả nghiệp vụ và cấu hình

Hợp nhất hồ sơ: khi có giao dịch mới Foxia quét SĐT / Zalo ID; nếu đã tồn tại, tự nối lịch sử mua hàng, đơn thuốc, lịch sử tư vấn vào một hồ sơ khách hàng duy nhất.
Đồng thuận theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP: bổ sung ba thông tin trên hồ sơ: đã đồng thuận hay chưa, ngày đồng thuận và đồng ý cho xử lý dữ liệu nhạy cảm. Khi tạo hồ sơ mới tại POS / ứng dụng, gửi Zalo ZNS / SMS kèm đường dẫn điều khoản; khách bấm "Đồng ý" thì hệ thống ghi nhận đã đồng thuận.
Phân quyền ẩn danh: dữ liệu bệnh lý, thuốc mạn tính bị ẩn danh với cấp Công ty mẹ / NPP; báo cáo cấp Mẹ chỉ xem chỉ số tổng hợp, không xem danh tính cụ thể trừ khi Nhà thuốc đồng ý.

Điểm kiểm soát: Dữ liệu bệnh lý bị ẩn danh với cấp Công ty mẹ và NPP.

CRM02Nhắc lịch tái mua và Chăm sóc Zalo ZNS

Đối tượng thực hiện: Hệ thống tự động
Phân hệ / chức năng Foxia sử dụng: Tự động hóa marketing, Phần mềm trung gian Zalo ZNS / SMS

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart TD
a(["Hoàn tất đơn thuốc mạn tính"]):::st --> b["Tính ngày tái mua = Ngày mua + 25"]:::sy --> c["Tự động hóa marketing kích hoạt vào ngày T+25"]:::sy --> d{"Kênh chăm sóc?"}:::dc
d -->|"Thủ công"| e["Sinh nhiệm vụ cho Dược sĩ gọi điện"]:::pr
d -->|"Tự động"| f["Phần mềm trung gian gửi Zalo ZNS / SMS nhắc lịch"]:::sy
e --> g(["Khách chuẩn bị đơn mới"]):::st
f --> g
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Mô tả nghiệp vụ và cấu hình

Vòng đời tái mua: ví dụ đơn Thuốc huyết áp liều 30 ngày (30 viên); Ngày tái mua dự kiến = Ngày mua + 25 ngày (nhắc trước 5 ngày).
Kích hoạt tự động: vào ngày T+25, hệ thống sinh nhiệm vụ cho Dược sĩ gọi điện HOẶC gọi phần mềm trung gian gửi tin Zalo ZNS chăm sóc khách hàng.
Mẫu tin: "Chào [Tên_KH], đơn thuốc [Tên_Thuốc] của bạn sắp hết. Bạn có muốn Nhà thuốc [Tên_Nhà_Thuốc] chuẩn bị sẵn đơn mới không?"

Điểm kiểm soát: Ví dụ thuốc huyết áp 30 ngày: nhắc vào ngày T+25 (trước 5 ngày).

Phân hệ VII: Ứng dụng AI

AI01AI OCR nhận diện nhãn thuốc và Tra cứu Hoạt chất

Đối tượng thực hiện: Dược sĩ / NV Bán hàng
Phân hệ / chức năng Foxia sử dụng: Dịch vụ AI nhận diện chữ (OCR) + Kết nối Foxia

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart TD
a(["Bấm Quét AI, chụp nhãn thuốc"]):::st --> b["Gửi ảnh sang dịch vụ AI nhận diện"]:::sy --> c["OCR trích xuất văn bản, khớp Hoạt chất"]:::sy --> d["Gọi Foxia tra cứu sản phẩm"]:::sy --> e["Lọc SKU cùng Hoạt chất, tồn khả dụng lớn hơn 0"]:::pr --> f["Hiển thị danh sách gợi ý thay thế"]:::pr --> g(["Dược sĩ quyết định chuyên môn"]):::st
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Mô tả nghiệp vụ và cấu hình

Kiến trúc: dịch vụ AI độc lập, dùng công nghệ xử lý ảnh và nhận diện chữ OCR (ví dụ Google Vision API hoặc Tesseract).
Bước 1: Dược sĩ / NV Bán hàng mở ứng dụng Foxia hoặc POS, bấm "Quét AI" và chụp vỏ hộp thuốc (kể cả thuốc ngoại văn hoặc nhãn mờ).
Bước 2: ảnh gửi đến dịch vụ AI, trích xuất văn bản và khớp gần đúng với Bảng Hoạt chất chuẩn hóa.
Bước 3: AI gọi ngược Foxia, lấy các SKU cùng Hoạt chất có tồn kho khả dụng lớn hơn 0 tại Nhà thuốc hiện tại.
Bước 4: hiển thị gợi ý, ví dụ Paracetamol 500mg: Bioparacetamol (5 Hộp), Hapacol 500 (12 Hộp).
Lưu ý chuyên môn (bắt buộc hiển thị): "Gợi ý của AI chỉ mang tính chất tra cứu kỹ thuật. Dược sĩ chịu trách nhiệm quyết định chuyên môn thay thế thuốc."

Điểm kiểm soát: Bắt buộc hiển thị: AI chỉ gợi ý tra cứu, Dược sĩ chịu trách nhiệm quyết định thay thế.

AI02AI Chatbot tư vấn, Thu thập khách hàng tiềm năng và Điều hướng đặt hàng

Đối tượng thực hiện: Khách hàng / Hệ thống chatbot
Phân hệ / chức năng Foxia sử dụng: Chatbot AI (RASA / OpenAI) + Chat trực tiếp / Zalo

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart TD
a(["Khách nhắn tin Web / Zalo / Facebook"]):::st --> b["Chatbot (GPT-4o / RASA) phân tích ý định khách hỏi"]:::sy --> c{"Nội dung hỏi?"}:::dc
c -->|"OTC, giá, địa chỉ"| d["Tra cứu qua API Foxia: tồn, giá, Nhà thuốc gần nhất"]:::sy --> e(["Chatbot trả lời tự động"]):::st
c -->|"Kê đơn, triệu chứng"| f["Chuyển tiếp: nối máy Dược sĩ"]:::al --> g["Tạo khách hàng tiềm năng / phiếu hỗ trợ trên CRM, báo Dược sĩ trực ca"]:::pr
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Mô tả nghiệp vụ và cấu hình

Tích hợp: chatbot (OpenAI GPT-4o hoặc RASA) kết nối với chat trực tiếp trên Foxia, Facebook Messenger và Zalo OA.
Trường hợp 1 (hỏi thông tin cửa hàng, giá TPCN / Mỹ phẩm / OTC): chatbot tra cứu Foxia, trả lời ngay về tồn kho, giá bán và địa chỉ nhà thuốc gần nhất.
Trường hợp 2 (hỏi thuốc kê đơn hoặc mô tả triệu chứng): chatbot chuyển tiếp sang Dược sĩ, trả lời "Vấn đề này cần tư vấn chuyên môn dược sĩ. Em đang nối máy với Dược sĩ [Tên_Dược_Sĩ] tại Nhà thuốc...", đồng thời tạo khách hàng tiềm năng / phiếu hỗ trợ trên CRM và thông báo cho Dược sĩ trực ca.

Điểm kiểm soát: Chuyển tiếp: chatbot nối máy Dược sĩ và đồng thời tạo khách hàng tiềm năng / phiếu hỗ trợ trên CRM.

Phân hệ VIII: Pháp lý và Liên thông quốc gia

PL01Liên thông CSDL Dược Quốc gia và Đẩy bù dữ liệu

Đối tượng thực hiện: Kế toán / Dược sĩ
Phân hệ / chức năng Foxia sử dụng: Phần mềm kết nối CSDL Dược Quốc gia, Phần mềm trung gian API

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart TD
a(["Phiếu kho / hóa đơn POS được xác nhận"]):::st --> b["Đưa vào hàng chờ đồng bộ"]:::sy --> c["Chuyển sang XML / JSON chuẩn API Bộ Y tế (232/QĐ-TTYQG)"]:::sy --> d["Gửi lên cổng CSDL Dược Quốc gia"]:::sy --> e{"Nhận mã giao dịch?"}:::dc
e -->|"Có"| f["Lưu nội dung gửi đi, mã phản hồi, mã giao dịch"]:::pr --> g(["Đồng bộ thành công"]):::st
e -->|"Không"| h["Trạng thái đồng bộ chưa thành công"]:::al --> i["Công cụ đẩy bù dữ liệu: đẩy bù từ 01/01/2026"]:::sy
i --> b
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Mô tả nghiệp vụ và cấu hình

Phần mềm kết nối: cấu hình Tài khoản / Mã xác thực API do Trung tâm Thông tin y tế Quốc gia cấp riêng cho từng Nhà thuốc / NPP.
Đẩy dữ liệu (ngay lập tức và theo lô): mọi phiếu Nhập kho NCC, Xuất bán lẻ POS, Điều chuyển, Kiểm kê hủy sau khi xác nhận được phần mềm trung gian xếp vào hàng chờ đồng bộ, chuyển sang định dạng chuẩn API của Bộ Y tế (232/QĐ-TTYQG) rồi gửi lên cổng CSDL Dược Quốc gia.
Đẩy bù dữ liệu: công cụ đẩy bù cho chọn khoảng thời gian (ví dụ từ 01/01/2026 đến nay); Foxia quét các phiếu nhập / xuất / bán trong quá khứ chưa đồng bộ thành công và đẩy bù theo thứ tự thời gian.
Nhật ký truy vết: lưu toàn bộ nội dung gửi đi, mã phản hồi và mã giao dịch của CSDL Dược Quốc gia trên từng phiếu xuất nhập để phục vụ Thanh tra Sở Y tế.

Điểm kiểm soát: Lưu toàn bộ nội dung gửi đi, mã phản hồi và mã giao dịch để phục vụ thanh tra Sở Y tế.

Phân hệ IX: Chuyển đổi và Thúc đẩy sử dụng

TK01Kiểm kê, Chuẩn hóa và Nhập tồn đầu kỳ

Đối tượng thực hiện: Đội Triển khai / Dược sĩ
Phân hệ / chức năng Foxia sử dụng: Công cụ nhập tồn đầu kỳ, Nạp dữ liệu từ Excel

%%{init:{'theme':'base','fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','themeVariables':{'fontFamily':'Arial, Helvetica, sans-serif','fontSize':'14px','lineColor':'#64748b','primaryTextColor':'#1e293b'},'flowchart':{'curve':'basis','nodeSpacing':28,'rankSpacing':36,'padding':14,'wrappingWidth':230}}}%%
flowchart TD
a(["Chọn 5-10 Nhà thuốc thí điểm"]):::st --> b["Kiểm kê trực tiếp tại quầy (ứng dụng Foxia trên điện thoại)"]:::pr --> c["Nhập tồn đầu kỳ bằng công cụ nạp dữ liệu"]:::sy --> d["Liên thông tồn đầu kỳ lên CSDL Dược QG"]:::sy --> e{"Đã liên thông xong?"}:::dc
e -->|"Chưa"| d
e -->|"Rồi"| f["Chính thức vận hành POS"]:::pr --> g(["Rút kinh nghiệm, nhân rộng 200 Nhà thuốc"]):::st
classDef st fill:#dcfce7,stroke:#16a34a,color:#14532d,stroke-width:1.5px
classDef pr fill:#dbeafe,stroke:#2563eb,color:#1e3a8a,stroke-width:1.5px
classDef dc fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f,stroke-width:1.5px
classDef sy fill:#ede9fe,stroke:#7c3aed,color:#4c1d95,stroke-width:1.5px
classDef al fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#7f1d1d,stroke-width:1.5px

Mô tả nghiệp vụ và cấu hình

Chiến lược chuyển đổi: triển khai cuốn chiếu: thí điểm 5-10 Nhà thuốc trong tháng đầu, rút kinh nghiệm rồi nhân rộng 200 Nhà thuốc. Đòn bẩy lợi ích: miễn phí phần mềm liên thông CSDL Dược QG, hỗ trợ máy quét mã vạch và máy in hóa đơn.
Nhập tồn đầu kỳ: Đội triển khai gửi mẫu Excel chuẩn (Mã SKU, Tên thuốc, ĐVT, Số lượng, Mã Lô, Hạn sử dụng, Giá nhập, Thuộc tính pháp lý); Dược sĩ quét mã vạch kiểm kê tại quầy bằng ứng dụng Foxia trên điện thoại; nạp tồn vào kho Nhà thuốc bằng công cụ nhập tồn đầu kỳ của Foxia.
Bắt buộc: thực hiện "Liên thông Tồn đầu kỳ" lên CSDL Dược Quốc gia NGAY TRƯỚC KHI kích hoạt bán lẻ trên POS để tránh lỗi bất đồng bộ dữ liệu.

Điểm kiểm soát: Bắt buộc liên thông tồn đầu kỳ TRƯỚC khi kích hoạt bán lẻ trên POS.